Wat de “twaalfde man” is bij een voetbalwedstrijd, is de koffiemachine op kantoor. Hij staat altijd klaar voor iedereen, zorgt voor actieve, productieve dagen op het werk en stelt geen vragen, maar komt met oplossingen. Kortom, de koffieautomaat is onmisbaar voor een goede sfeer op het werk.
Als je de taak krijgt om een nieuwe koffiemachine op kantoor te regelen, dan rust er een loodzware verantwoordelijkheid op je schouders. Ben jij op zoek bent naar een nieuwe koffieleverancier voor je kantoor, school of onderneming, dan is dat een opdracht die je niet lichtzinnig mag aanpakken. Je collega’s vertrouwen op jou.
Maar geen nood, met deze checklist maak je een doordachte keuze!
1. Zoek de bedrijfsgegevens op van de koffieleveranciers die je wil contacteren.
Net zoals met personeel, ga je met de koffiemachine een contract van lange duur aan. Je wil dus zeker zijn dat de leverancier betrouwbaar is en de koffievoorziening gegarandeerd voor minstens de duur van jullie overeenkomst.
Zoek bedrijfsgegevens zoals liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit van de leveranciers op. Die data vind je online via onder andere de Kruispuntbank van Ondernemingen. Je wil een overeenkomst sluiten met een financieel gezond bedrijf, één dat niet failliet dreigt te gaan of op middelen moet besparen om te overleven.
2. Lees het contract zorgvuldig door.
Hoe voordelig de offerte of goedkoop de koffiemachine ook is, laat je niet leiden door de vlotte praatjes van een mogelijke leverancier. Neem rustig de tijd om de kleine lettertjes goed te lezen. Is het contract helder geschreven, met duidelijke clausules?
We verwijzen nog een keertje naar het eerste punt op deze checklist. Met die financiële bedrijfsgegevens kan je inschatten of wat in de contractonderhandelingen beloofd wordt, ook waargemaakt kan worden: een samenwerking voor meerdere jaren, een hoge servicelevel door het technische team en customer service, etc.
Een koffieleverancier met een gezonde financiële status geeft je meer zekerheid op al die gebieden.
3. Wat is de totale kost van de koffievoorziening?
Sommige leveranciers splitsen in hun offerte alle kosten in verschillende posten op. Daarbij leggen ze de focus op slechts een deel van het totale kostenplaatje. Zo kan de leverancier met het op het eerste zicht meest voordelige voorstel, alsnog als duurste uitvallen!
De koffieautomaat moet geïnstalleerd en regelmatig onderhouden worden. Biedt de leverancier naast koffie ook alle onderhouds- en reinigingsproducten voor het koffietoestel? Worden er extra kosten aangerekend voor specifieke diensten, zoals het afleveren van bestellingen? Welke mogelijke kosten zijn er indien de koffiemachine in panne valt?
Ga ook na of de leverancier zelf alle diensten in huis heeft of met onderaannemers werkt voor bijvoorbeeld de technische service of het afleveren van je koffiebestelling. En branden ze zelf koffie of kopen ze de koffiebonen elders aan?
Zorg ervoor dat je duidelijk overzicht hebt van het totale kostenplaatje.
4. De kwaliteit van de koffiemachine en smaak van de koffie.
“Je krijgt waar je voor betaalt.” Niets is gratis en voor een goede service betaal je. Denk eraan dat heel wat medewerkers vertrouwen op de koffiemachine om hen door de werkdag heen te helpen! De koffiecorner is een plek om even bij te praten, sociale contacten te leggen, informele meetings te houden. Als de koffieautomaat vaak in panne valt en geserviced moet worden, wordt die positieve plek eerder een bron van ergernis.
Als de prijs per kilo van de koffie uitzonderlijk goedkoop is, dan zit er wellicht een geurtje aan – en niet dat van versgebrande kwaliteitskoffie. Je wil geen bittere nasmaak hebben na het drinken van je kop koffie…
5. Ga referentieklanten na.
Vraag een lijst met referentieklanten op. Elke koffieleverancier zal je met plezier een lijst met klanten bezorgen. Via je netwerk kan je vervolgens polsen bij een bedrijf hoe lang ze al klant zijn en hoe zij de samenwerking ervaren. Als je een goed gevoel hebt bij een bepaalde koffieleverancier, zal zo’n referentiecheck dat bevestigen.
6. Expertise van het technische team en van de klantendienst.
Veel bedrijven besteden veel middelen aan verkoop en marketing. Ze zijn meer bezig met het verkopen van de deal dan met het nakomen van hun contractverplichtingen… Zoek daarom naar een koffieleverancier met een team dat kan waarmaken wat ze beloven. Als je een klant kan contacteren, zal die dat wellicht bevestigen.
Heeft de technische dienst ervaren experten in huis die alle koffiemachines van binnen en van buiten kennen? Volgen ze ook regelmatig bijscholingen? Is de klantendienst vlot bereikbaar en volgen ze vriendelijk al jouw vragen op?
Kies voor een lokale leverancier met een snelle responstijd en een goede service.
7. Bezoek de showroom.
Wil je zeker zijn dat je de beste keuze voor jouw bedrijf maakt? Vraag dan een demonstratie in de showroom van de leverancier aan.
Elke zichzelf respecterende koffieleverancier heeft een toonzaal of demonstatieruimte waar je het gamma koffieautomaten kan testen en de koffie kan proeven. Zo kan je samen met een collega de koffieautomaat al een keer proberen en proeven welke koffie het best aan jullie smaak en verwachtingen beantwoordt.
Voilà, met deze checklist kan je aan de slag als je op zoek bent naar een nieuwe koffieleverancier! Uiteraard heeft elk bedrijf of instelling zijn eigen specifieke situatie en verwachtingen. Hopelijk helpen deze tips om in je zoektocht gerichte keuzes te maken.
Miko Coffee Service heeft jarenlange ervaring in het branden van koffiebonen en het plaatsen en onderhouden van koffieautomaten. Een team van ervaren experts staat voor je klaar met een antwoord en oplossing voor elke vraag. Contacteer ons vandaag nog voor een vrijblijvende offerte.
